Ausgehend von der Diskussion zu den Vorbesprechungen kommt man schnell zur pragmatischen Frage, "Wie organisiere ich das Shooting über größere Entfernungen?" .
Diese Frage teilt sich ein zwei Unterprobleme, den schöpferischen und den organisatorischen Teil:
1. Wie bereite ich ein solches Shooting vor, ausgehend von einer grundlegenden Bildidee?
2. Wie organisiere ich das Zusammenspiel aller Beteiligten, daß dann vor Ort alles klappt?

Was nutzt ihr für Hilfsmittel, um euch dies zu vereinfachen? Was nutzt ihr für Software dafür? Benutzt jemand Celtx intensiver?
Einiges habe ich ausprobiert, jedoch das meiste wieder verworfen, da entweder die Handhabung zu umständlich war, oder es keinen Mehrwert zu Bleistift und Papier gab.

Um es konkret zu machen, ich wohne in der Gegend von Frankfurt / Main, mache aber bevorzugt Outdoor-Shootings in der Natur. Dafür muß hier ich einiges fahren, glücklicherweise kenne ich aber in den verschiedenen Regionen Deutschlands und Europas tolle Locations. Ausgehend von der Feststellung, daß das Licht spätestens gegen 10:00 Uhr deutlich schlechter wird, habe ich mich so langsam entschlossen, Modelle aus der jeweiligen Region zu suchen um deren Anreise kurz zu halten und die Zuverlässigkeit zur erhöhen. Ich reise meist einen Tag vorher an und inspiziere nochmal die Location und die Ersatzlocation. 
So, daß wir zu folgender Konstellation kommen könnten - ist ein reines, aber nicht unwahrscheinliches Beispiel:
1. Das Shooting findet im Harz statt
2. Ich komme aus Frankfurt, Modell evtl. aus Göttingen und Visa vielleicht aus Kassel
3. Die grundsätzliche Shootingidee steht fest, die Details hängen aber vom Können und den Fähigkeiten von Modell und Visa ab.  Hier ist viel Abstimmung nötig

Ich bin da auf einige Programme und Lösungen gestoßen, die mir mehr oder weniger gefallen haben:
E-Groupware - vor allem wenn man einen eigenen Server hat, toll, solange es um die reine Organisation und die Funktionen geht. 
Evernote - hoch gelobt und tief gefallen, taugt für nichts richtig, was über einen ersten Eindruck hinausgeht. Wenn es ernst wird, wird es umständlich und man muß wieder auf Zusatzsoftware zurückgreifen.
Zettels - Online-Zettelsammlung - kann das, was es verspricht, aber keine echte Erleichterung
Zettelkasten - leider nur lokale Installation, dafür aber bereits nach kurzer Zeit eine echte Erleichterung bei Standards oder Wiederholungen. Bei komplexen Problemstellungen hilft es diese in einfachere Aufgaben zu zerlegen und später wieder zusammenzuführen. Die Überraschung für mich.
Freemind - eine brauchbare Software für Ideenfindung (Brainstorming) leider ebenfalls nur lokal und die Integration in ein CVS werden wohl die wenigsten machen
Wikis - zur Organisation nur begrenzt geeignet, wohl aber um einen einheitlichen Stand zu erreichen. In den meisten Fällen kein Mehrwert.
Celtx - Die Personal-Online-Version scheint da ziemlich nah an unseren Bedürfnissen zu sein - und das in einer Software.
Die freie lokale Version bietet hingegen für Photographen leider nur einen begrenzten Funktionsumfang - die besten Sachen fehlen oder müßten nachgekauft werden.
Hat hier jemand mehr Erfahrung und Tips?
Ich hatte es vor ein paar Jahren mal testweise installiert und bin leider erst wieder vor ein paar Tagen darauf gestoßen und nicht mehr auf dem Laufenden, vor allem was die Online-Versionen betrifft.

Was gibt es noch, was helfen könnte? Ich meine außer ein dickes Bankkonto, schnelle Autos und viel Zeit ...

Die Aktzeptanz der Online-Lösungen in Zusammenarbeit mit anderen dürfte sich aber nur bei größeren oder länger andauernden Projekten bilden, da hier wieder ein Account vonnöten ist. Ein paar Groupware-Funktionen in die MK eingebaut und der Nutzwert würde sich drastisch erhöhen, da man dann auf einer Plattform bleiben könnte.

Facebook ist ungeeignet, da viele Modelle es inzwischen ablehnen ihre Bilder dort hochzuladen oder hochladen zu lassen. Somit fallen Arbeitsbilder komplett raus. Ein Mehrwert zu Bleistift und Papier ist dabei leider ebenfalls nicht gegeben. Und schöpferische Sachen werde ich ebenfalls niemals dort hochladen.
Aber ehrlich, dafür ist FB auch nicht gedacht.

Statt Cartes du Ciel benutze ich zwar hin und wieder Celestia, aber blind sollte man das beides nicht machen. Wenn man das braucht, sollte man ggfs. schonmal kritische Stellen mit einem Deckungswinkelmesser ermittelt haben. Einige Kompasse haben sowas auch in ausreichender Genauigkeit eingebaut und es gibt auch Apps, die man als Dekungswinkelmesser verwenden kann.

Als technisch affiner Mensch
Diplom in technischer Informatik
seit zwanzig Jahren in der Softwareentwicklung

nutze ich für meine privaten Projekte ausschließlich mein Hirn.
keine Zetel und keine Software
und das klappt sehr gut.

facebook chat zur koordnation funktioniert bestens. hab noch kein model gehabt, was etwa gegen facebook hat. das würde bei mir auch schon alarmglocken zum klingeln bringen, denn ich veröffentliche garantiert bei facebook.

alernativ geht auch whats app, wobei mich das nervt, weil es nur am handy nutzbar ist, nicht aber pc + tablet.

lokationcheck am liebsten vor ort, wenn möglich, google hab ich auch schon genutzt, genau wie cartes du ciel.  

das aller aller meiste findet aber in der tat im kopf statt. meine bilder, meine bildideen, meine accessories. 

Skripts und Storyboards sind eher etwas für Kunden/Agenturen. Da entwerfen die Art Direktoren und Designer die Idee und skribbeln das. Oder eben für Film, wenn man die Szenen beschreiben muss. Bei kleineren Kunden gibt es nicht mal ein Storyboard, da gehen die davon aus, dass der Fotograf das einfach schon irgendwie hinbekommt.

Als Fotograf habe ich zwar auch Ideen, die ich festhalten möchte, aber solch ein Tool würde ich nie benutzen. Meistens mache ich mir dann nur einen Merker oder habe Moods. Das fertige Bild ist dann bei mir ohenhin im Kopf. Selten, male ich mir mal was auf einen Zettel. Wenn kein riesen Budget dahinter ist, bei dem die Produktion sehr genau definiert werden kann (Wetter, Location, etc.) dann kommt es sowieso vor Ort immer anders, als man denkt. D.h. ich bin in den meisten Fällen sowieso nur am improvisieren. -> Egal, ob ich zum Kunden fahre und in irgendwelchen Mini-Büros Businessportraits machen soll, obwohl ich einen Raum mit min. 8 Meter Länge gefordert habe oder ob ich irgendwo in Hintertupfingen bin und die Location, die der Kunde ausgesucht hat völlig ungeeignet ist, weil der Sonnenstand nicht passt oder Hochspannungsleitungen durchs Bild laufen, etc.

Für den Sonnenstand kannst Du übrigens TPE verwenden, das habe ich auf dem iPad. Allerdings ist das nur bedingt aussagefähig, wenn irgendwelche Objekte den Sonnenstand beeinflussen, Häuser, Bäume, Bergspitze, etc. Außerdem funktioniert es nur, wenn man eine Internetverbindung hat. Bist Du also irgendwo wirklich offroad in der Pampa, ist es nur bedingt nutzbar (musst Du also vorher planen).

Die Orga von Teams ist eine besondere Herausforderung - insbesondere, wenn Du mit Amateuren zusammen arbeitest. Da hat jeder seinen eigenen Kommunikationsweg, das bekommt man niemals unter einen Hut. So kannst Du auch unmöglich strukturiert Daten ablegen. Anders, wenn Du ein festes Team hast, mit dem Du arbeitest, da kannst Du die Kommunikationsmittel festlegen. Agenturen und Kunden sind auch etwas professioneller aufgestellt und fangen dann nciht an mit Whatsap kommunizieren zu wollen ;-) Daher versuche ich das meiste über E-Mail abzuwickeln. Im professionellen Bereich hat das jeder und jeder auch mobil. Hier kann ich mir zumindest die Daten (am PC) strukturiert ablegen nach Jobs oder anderen Themen. Für größere Projekte mit Amateuren oder Semiprofis hat sich Facebook bewährt. Die meisten haben das und Du kannst dafür eine private Gruppe anlegen (oder einen Gruppenchat starten) und so bleiben alle auf dem Laufenden. Nachteil: Die Daten hinterher zu archivieren ist kaum sinnvoll möglich.

Eine Groupware Funktionalität in der MK wäre aus meiner Sicht eher nutzlos. Gefühlte 99% der User machen hier Shootings mit einem Model und max. einer Visa. Dazu brauche ich keine Groupware. Bei solch einfachen Shootings möchten die Leute auch direkte Kommunikation und sich nicht erst jedes Mal irgendwo einloggen und Menüs durchgehen. -> Du schreibst eine Nachricht und die poppt sofort bei allen auf. Daher wird im Amateurbereich viel über Whatsap oder Facebook kommuniziert. Keiner würde sich für die Orga jedes Mal durch die MK wurschteln um die Nachricht zu lesen. Wenn es aufwändiger und professioneller wird, muss man zudem auch mit Leuten arbeiten, die überhaupt nicht in der MK sind. D.h. ein Medienbruch ist dann ebenfalls unvermeidbar und somit ist die Funktionalität nicht wirklich nutzbar. Gruppen-PNs wären aber sicher ein Feature, was man innerhalb der MK gut nutzen könnte.

Für die Planung von Equipment oder Accessoires/Outfits, etc. mache ich mir einfache Notizen am iPhone oder iPad. Beim Equipment habe ich mich mittlerweile so strukturiert, dass ich fertige Taschen oder Koffer habe. - Also eine für das DSLR Equipment, eine für Mittelformat. Für normale Blitze oder für das Porty gibt es dann auch wieder unterschiedliche Koffer, sodass alles weitegehend komplett ist und ich "nur" greifen muss. Leider bedingt das dann manchmal mehrfache Anschaffungen. So habe ich z.B. in jeder Tasche einen Funkauslöser mit drin, damit ich den auf jeden Fall immer doppelt dabei habe. - Ähnlich mit Stativen, etc. Problematisch ist auch der regelmäßige Wechsel zwischen Studio und on Location. Da musst Du zwangsläufig Zeugs aus- und umpacken und wenn man nicht extrem diszipliniert ist, dann muss man die vermeintlich "fertig gepackte" Tasche eben neu packen und kontrollieren.


 

Schön zu wissen, daß ich mit der Taschen / Koffer Problematik nicht allein bin. 

Aber FB geht eben nicht, da bereits mehrere Modelle im Vertrag festhalten wollten, daß keine Bilder auf FB hochgeladen werden sollen. Also lohnt es sich nicht, darüber nachzudenken, damit anzufangen. Privat habe ich daher keinen FB-Account, ich muß mich nur für Freunde, und zwar öfter und tiefer als mir lieb ist, damit herumschlagen. Manchmal auch beruflich.

Wie bereits gesagt, einige Groupwarefunktionen halte ich in der MK schon für sinnvoll. Man hat sich hier gefunden, die Bilder stehen hier, bei Akt häufig nur hier, dann macht es Sinn, auch hier die Organisation zu machen. Man ist doch bereits in der MK angemeldet, warum sollte man ausgerechnet dazu auf Facebook oder anderswo wechseln. Das ist absurd!
Leider ist es aber derzeit nicht anders möglich. Gruppenmail, kleine Kalenderfunktionen wären leicht zu realisierende und auch aktzeptierte Funktionen. Wird ja teilweise schon mit Krücken betrieben, wenn man sich die SC's so anschaut. Wäre doch schön, wenn es ohne Krücken ginge.
Und einige Projekt-Planer-Funktionen fallen mir da auch ein, aber die sind nicht ganz so einfach zu bewerkstelligen und die Aktzeptanz hielte sich evtl. auch in Grenzen.

Und ich dachte, ich hätte Probleme...

@Volle VG-Fotos: richtig :-)

Ich gehöre auch zu deiner Gattung und ich habe nicht mal ein Handy, echt nicht ;-)

LG Rüdiger

Ausgehend von der Diskussion zu den Vorbesprechungen kommt man schnell zur pragmatischen Frage, "Wie organisiere ich das Shooting über größere Entfernungen?"

Genau so wie man es für kürzerer Entfernungen organisiert ;-). Wäre Pragmatismus ein Längenmaß, könnte man damit den Abtstand zwischen Einbildungstreue (wie du dir das fertige Bild vorstellst) und Abbildungstreue (wie das Bild nachher tatsächlich aussieht) definieren. Was ich damit sagen will: Viele setzen den Hebel ihres kreativen Schaffens an der falschen Stelle an, verlieren sich in Technik oder suchen irgendwelche Softwäre für Shootingplanungen.

Ich habe schon ganze Printkampagnen mit einem Kuli und einem Zettel organisiert, innerhalb eines Tages, Teamgrößen 4-10 Leute. Kein Problem. Und du suchst für deine doch wohl zumeist freien Arbeiten tatsächlich eine Organisationssoftware? Mich dolcht, du bist auf dem Holzweg...;-)

Mir würde noch eine Software fehlen, die mir noch das lästige Shooting abnimmt... Model, Fotograf, Location... alles hübsch eingeben... durchschütteln... fertig... Im Idealfall vielleicht auch noch mit Outtakes und Making offs....Das senkt auch die Ausfallquoten der ja ach so unzuverlässigen Models, läßt die Unbillen schlechten Wetters außen vor und ist auch noch umweltfreundlich, da nicht so viel Sprit verfahren wird..


Sollte doch für Technikfreaks kein Problem darstellen...

...und wenn sie dann auch gleich noch automatisiert die passende Menge an "Likes" und Kommentare ala "echt geiles Bild" vergibt, dann ist die Software nahezu perfekt. Bin mir sicher, das wird ein Verkaufsschlager ;-)

Ich habe jetzt ca. 750 Shootings mit fast 400 Models hinter mir.  Was habe ich für die Shooting-Organisation bisher gebraucht?
Modelkartei oder Email
Terminkalender
Manchmal ein Mobiltelefon
Meinen Kopf

Kein FetzBuch, kein WhatsFuck, keine Wiki, Waki, Fliwatüt Software.  Und das als Dipl.-Informatiker :-)

1. Wie bereite ich ein solches Shooting vor, ausgehend von einer grundlegenden Bildidee?
2. Wie organisiere ich das Zusammenspiel aller Beteiligten, daß dann vor Ort alles klappt?

Was nutzt ihr für Hilfsmittel, um euch dies zu vereinfachen? Was nutzt ihr für Software dafür?

Zu 1: Brain V.1.0
Zu 2: Brain V.1.0, zuzüglich Terminkalender (Papier) und Kugelschreiber plus bei Bedarf Windows-Editor, in dem ich eine Textdatei erstelle, in der ich einfach - genau wie sonst auf einem Zettel - alle wichtigen Dinge notiere.

Wichtige Dinge, die nicht mehr in einen Terminkalender passen, in einer Textdatei statt auf einem Zettel zu notieren hat den einen Vorteil, daß der Zettel mit einer Wahrscheinlichkeit X zwischenzeitlich verloren geht, was bei einer Textdatei deutlich unwahrscheinlicher ist.

Bei komplexeren Prokekten/Produktionen: Checkliste. Checkliste. Checkliste.

Ist man allein verantwortlich, führt man die am bequemsten auf Papier oder wiederum in einer Textdatei, jegliche Software ist unterm Strich umständlicher und unbequemer.

Arbeitet man regelmäßig und längerfristig in einem professionellen Team mit disziplinierten Leuten, kann man entsprechende Software benutzen, die letztlich eine aufgebohrte Mischung aus E-Mail- und Terminkalender-Programm ist, da können dann alle Beteiligten eintragen, was sie schon erledigt haben, oder was an neuen Problemen aufgetaucht ist. Setzt viel Professionalität und Disziplin voraus, häufig stellt man fest, daß es besser ist, sich nicht auf die Zuarbeit anderer zu verlassen, sondern sicherheitshalber alles selber abzufragen.

Schön zu wissen, daß ich mit der Taschen / Koffer Problematik nicht allein bin.

Checkliste. Checkliste. Checkliste.

Für jede Form der engagierteren Fotografie (professionell, Amateur, Presse, Werbung, Studio, on location) mehr als sinnvoll: Equipment-Sets.

Was ist ein "Equipment-Set"? Meine Domke z.B. ist eines. Da ist die Standard-Foto-Ausrüstung für alle üblichen Zwecke drin. Gehäuse, eine wohlüberlegte Auswahl von Objektiven, ein Stapel Speicherkarten, Aufsteckblitz, Ersatzakkus, Ladegeräte für alles, was in der Tasche ist und ein Ladegerät braucht, kleiner USB-Kartenleser (man weiß nie...), Drahtauslöser (man weiß nie...), Reinigungs- und Putzzeug, Fensterleder, fein (für wenn's regnet), diverser Kleinkram (Kugelschreiber, Folienstift, Streichhölzer, Mini-Nähset, Schnürsenkel, Haargummis, 3 Tampons (mittel), Notizblock, Diktiergerät, Sicherheitsnadeln, Nagelclip, Verbandspflaster-Set, Rolle Textur-Klebeband (extremst wichtig!), und... und... (müsste ich nachgucken, was da noch alles drin wohnt).

Dieses Equipment wird am Abend nach einem Einsatz, spätestens aber am nächsten Morgen, gecheckt, entrümpelt, gereinigt, ggf. vervollständigt. (Was nichts daran ändert, daß ich trotzdem ein Jahr später gelangweilt auf dem Bahnhof in Bukarest sitzend den Reiseführer für Tel Aviv in einer Nebentasche der Domke finde. Dann hab ich wenigstens was zu lesen... Spätestens aber einmal im Jahr kommt die Domke eh in die Waschmaschine, und dann fällt auch der letzte vergessene Inhalt noch auf.)

Ein anderes Equipment-Set ist der Koffer "Blitzgeräte, groß". Metz-Stabblitze mit Tüddelü. Ein Griff, und die Extra-Blitzpower ist mit dabei. Ggf. nehme ich einen Teil davon raus und stopfe ihn in die Domke. Spätestens beim Wiedereinräumen kann ich das Equipment-Set auf Vollständigkeit prüfen.

Ist sowie der alles entscheidende Punkt: klare Ausrüstungs-Liste, und regelmäßiges Überprüfen. Man nehme sich Bundeswehr, Feuerwehr, Sanitätsdienst etc. zum Vorteil. Ein Ausrüstungsmuster erstellen, das ändert sich im Laufe der Zeit u.U. durch Erfahrung, und dieses dann regelmäßig pflegen und prüfen und erneuern. Eine schöne Aufgabe für langweilige Abende im Hotelzimmer.

Blitzanlagen kommen eh meistens in eigenen Koffern daher. Wenn man meint, daß man irgendwann so viel hat und das nicht alles in eigene Koffer passt, daß man etwas wichtiges vergessen könnte: Checkliste machen, vorher abhaken.

Was für Piloten und Astronauten auf dem Weg zum Mond gut und richtig ist, kann für einen Fotografen oder Klempnermeister nicht falsch sein.

Ich habe schon ganze Printkampagnen mit einem Kuli und einem Zettel organisiert, innerhalb eines Tages, Teamgrößen 4-10 Leute. Kein Problem. Und du suchst für deine doch wohl zumeist freien Arbeiten tatsächlich eine Organisationssoftware? Mich dolcht, du bist auf dem Holzweg...;-)

Dich dolcht??:-o

Eine Checkliste brauche ich noch nicht - soviel Equipment habe ich nicht. Ich packe meine Fototasche immer nach dem gleichen Muster, das hat sich irgendwann so eingeschlichen und bewährt. Da ich ja meistens weiß, welche Bilder ich machen will, packe ich dann auch nur das dafür nötige ein. Das kleinste Set besteht bei mir aus der Fototasche mit Kamera, Normalobjektiv (Zoom), Makro-Festbrennweite, Blitz und Funkauslösern sowie einer Tasche mit Lichtstativ und Schirm. Bin ich einige Tage unterwegs und fotografiere noch anderes als Menschen, tausche ich das Lichtstativ gegen mein Kamerastativ (stabiler, aber schwerer, geht aber auch bis ca. 180cm) und ich tausche das Normalobjektiv gegen Ultraweitwinkel und Telezoom. Kleinkram wie Drahtauslöser, Blitzschuhwasserwaage, Putztuch, Pinsel, Ersatzakku und - speicherkarte habe ich eh immer in der Tasche. Damit habe ich immer noch nur eine Kameratasche und eine Stativtasche.

Zur "Groupware-Funktionialität" der MK: hier würde es mir reichen, an mehrere Teilnehmer PN zu schicken. So muss ich bei Planungen mit mehreren Leuten auf Alternativen wie Email, WhatsApp oder Facebook ausweichen. Eigentlich hätte ich alle Nachrichten gerne an einem Platz :)

@Tom: Mich deucht, mit Dolchen hat das nichts zu tun :-)

Meine Ausrüstung ist sowieso eher spartanisch:  Die Canon 5D-II mit 50mm/1.4, 85mm/1.8 und Tamron 28-75/2.8 steckt zusammen mit einem Reserveakku und Reserve-8GB-CF im Portykoffer (Jinbei DC-1200-II).  Dazu kommt mein "Porty für Arme" als Lichtbackup komplett in einer Stativtasche.  Wenn ich nur mit "Porty für Arme" losziehe wird die Kameraausrüstung in einen normalen Rucksack umgeladen in dem meist auch noch ein paar Kostüme fürs Model drin sind.
Also bin ich aus dem Stand innerhalb von 5 Minuten shootingbereit.